Q&Aセッション事態をプレゼンから外される方もいらっしゃいます。それが正解、不正解化はさておき、この場合のプレゼンは聴き手に対して一方通行的になりがちです。時間の関係などの拘束がある場合を除き、プレゼンの株を上げる意味でも、出来る限り取り入れられることをお勧めします。聴き手の持ち帰りという意味ではどうでしょうか。
QAセッションを入れることで、聴き手との理解に相違が出ていた場合、これを直すことが出来ます。場合によっては、改めて商品やサービスの価値を提示する機会と取ることも出来るでしょう。プレゼンターの自信という意味で言えば、QAに対しおどおどと接してしまえば、勿論株は下がりますが、逆に堂々と対応することが出来れば、より強い印象を残すことが可能になります。
全体のプレゼンを通して、自信があるという一貫性を貫くことが出来るのです。その点においては、表情やジェスチャー、アイコンタクトも意識すべき点です。質問に対してどのようにアクションをとるのか。聴き手は返答の内容はもとより、総合的な要素も観ています。
ここで大切なのは、しっかりと質問相手の話を聞き切るということです。プレゼンターの多くが、質問を受けるとまるで自己防衛をするかのように、すぐに応えようと反応をします。これは頭の回転がはければ早い方ほど、言える時もあります。せわしなく、早口でしゃべることは、自信のなさを示すジェスチャーになります。質問を最後までしっかりと聴き、相手の論点をしっかりと押さえて、端的にこたえる必要があります。プレゼンターの中には、質問が出てこなければ恥ずかしいので、聴くのがあまり好きでない。という方もいらっしゃいます。
まず、質問の仕方を変えましょう。多くの方は質問を促すときに『質問はありますか？』と聴かれることかと思います。海外であれば特に問題のないこの質問ですが、国民柄もあってか、YesかNoかで聞かれると、たとえ気になる点があったとしても、周りの反応を見て『まぁ、いいや』と目立つのを嫌う傾向がみられるのが日本人です。YesかNo化の質問ではなく、『最初の質問はどなたでしょうか』と聞いてみましょう。
そして、自ら手を上げるのです。手を上げやすい環境を作ってあげましょう。この時、時間制限を設けることをお勧めします。『QAの時間が5分あります。』といった具合です。進行のコントロールを自分の手元に置いておくことが目的です。それでも質問がない場合、自分から『他のプレゼンでは～』といったように例を出してあげることで、そんなことも聞いていいのか！とバーを下げてあげることも出来ます。実際に質問に応えるには、どのように対応すると良いでしょうか。
質問のタイプは、大きく分けて2つあるでしょう。プレゼンに対し誠実に興味を持った質問と、プレゼンターに挑戦してやろうとする攻撃的質問です。前者は比較的対応しやすいでしょう。この時も、しっかりと聴き切る。という点からスタートすることは変わりません。
相手が何を聴きたいのか、という理解がしっかり取れたら、先ずは質問を受けたことに感謝の意を述べることで、質問がしっかり聴き取られましたよ。ということを会場に示しましょう。先にも触れましたが、質問は認識のずれを正す機会でもあり、改めて良さを紹介出来る機会でもあります。その機会をいただけたのです。質問者に目線を当てながら、感謝を述べましょう。
次に、周りの聴き手に目線を戻し、共有をします。繰り返しか、要点をまとめた言い換えをします。そして、そのままこちらの意見を伝えましょう。最後に、次の質問はどなたですか？と次の質問を誘導します。では、攻撃的な質問を受けた場合、どのように対応すると良いでしょうか。感謝を述べるという点は、先程と変わりません。その後にすべきは、攻撃性を取り除くことです。ここでは繰り返しではなく、言い換えをします。
語気をやわらげ、とげを落とし、質問者に目線を合わせたまま、『ホニャララに関連するご質問ですね』と言い換えます。そして、その点が気になる気持ちは分かります。と共感をし、意見を受け入れるのです。この共感は、受け入れであり、肯定でも否定でもありません。ですから。仰る通りですとでも、その後に『ただ』や『ですが』といった逆接接続詞を入れないように注意する必要があります。その後に、周りの聴き手に目線を戻し、返答をします。中々高度なテクニックですから、慣れるまで練習をすることをお勧めします。
そして最後に関連性のある別のメッセージを追加すると良いでしょう。『ちなみに、昨年は』といった形でポジティブなメッセージをつけ加え、自分がこの商品やサービスに自信があり、愛があるのだ、ということを伝えて、一貫性を保ちましょう。攻撃的な質問を受ける機会は、シチュエーションにもよりますが、そこまで多くはないという方の方が多いかもしれません。可能性がある限りは、心の準備として、対応策を持っておくことをお勧めします。準備があるのとないのとでは、対応能力に多くの差が出るのです。
